La institución solicitante tendrá que enviar una carta, a través de fax o mensajería al director de la Fundación Japón en México con la siguiente información:
Se requerirá un mínimo de tres meses de anticipación a la fecha de inauguración para solicitar cualquier colección. Es conveniente comunicarse con el personal de la Fundación Japón en México para consultar de antemano si la colección que se desea
se encuentra disponible.
- Nombre de la institución que organiza el evento.
- Nombre del evento y una breve explicación sobre el mismo.
- Nombre de la persona encargada del evento, correo electrónico y números de teléfono/fax de contacto.
- Fechas del evento (duración).
- Fechas de montaje y desmontaje del evento.
- Fechas de recolección y entrega de la colección.
- Nombre de las colecciones a solicitar.
Fundación Japón y la Institución solicitante firmarán un acuerdo donde se estipulen las condiciones del préstamo así como las fechas del mismo.
Créditos
Todo el material impreso o audiovisual de difusión para la exposición deberá incluir el logotipo de Fundación Japón; otorgándole el crédito como propietario de la exposición.
Transporte
La institución solicitante se hará cargo de cubrir los gastos de traslado de las colecciones desde la última locación donde se encuentra la exhibición, o desde la bodega de la Fundación Japón en México, hasta la sede de su evento. Así mismo deberá cubrir los gastos de traslado para la devolución de las mismas hasta la bodega de la Fundación Japón en México, en caso de que no haya otra institución solicitante al término de su evento. Importante: Las colecciones podrán ser exhibidas parcial o totalmente, de acuerdo al espacio determinado por el solicitante.
Integridad de la obra
La institución solicitante será responsable de regresar la colección íntegra y en iguales condiciones en las que la recibió en un principio; haciéndose responsable por daños o faltas en la misma y cubriendo el valor de la pieza que haya sufrido el daño o la pérdida.
Logística de las exposiciones
La institución solicitante deberá cubrir los gastos que se incurran para llevar a cabo la exposición con las colecciones, tales como museografía, impresión de invitaciones y carteles, brindis, etc.
Reporte
La institución solicitante deberá:
- Llenar la hoja de reporte de actividades de las colecciones al momento de su devolución y anexar fotografías, recortes de periódicos y/o boletines, junto con los comentarios de los visitantes.
- Comunicar por escrito a la Fundación Japón en México sobre las anomalías encontradas en las colecciones.